Privacybeleid

Privacyverklaring Gemeenschapshuis "De Oude Heerlijkheid", opgesteld 2018, vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 19 februari 2019.

1. De wet
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de nieuwe privacywet en stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren. Deze eisen zijn:
- toestemming voor het verwerken van de gegevens;
- juist en nauwkeurig bijhouden van de gegevens;
- beveiligen van de gegevens;
- op verzoek inzage verlenen in de opgeslagen gegevens;
- uitsluitend gebruik van de gegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

2. De verantwoordelijke voor het verwerken van persoonsgegevens
Secretaris en bestuur – info@oudeheerlijkheidoploo.nl

3. Met welk doel en op welke grond van recht worden persoonsgegevens verwerkt
De secretaris en bestuur verwerken gegevens van: vrijwilligers, gebruikers, incidentele huurders en medewerkers van samenwerkende organisaties. De gegevens die in ieder geval bewaard worden zijn: voornaam, achternaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Aanvullende gegevens: bankrekening, Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), geboortedatum en functie, worden bewaard mits deze worden doorgegeven door betrokkenen. Zie ook de gegevensmatrix in de bijlage van dit document.

Het verwerken van persoonsgegevens gebeurt op rechtsgrond van:

• toestemming: de betrokkenen worden gevraagd toestemming te geven voor het verwerken van hun persoonsgegevens, na geïnformeerd te zijn over de doeleinden waarvoor de gegevens nodig zijn en hun rechten.
• overeenkomst: met vaste vrijwilligers, gebruikers en huurders worden contracten/overeenkomsten opgesteld om afspraken over o.a. vergoedingen, werkzaamheden, data, termijnen, prijzen, huisregels enz. vast te leggen.

De persoonsgegevens worden bewaard om te gebruiken voor vrijwilligerscontracten, verhuurcontracten, het sturen van een attentie voor verjaardagen, geboorten, ziekte en andere bijzondere gelegenheden, aanvraag voor VOG, declaraties en andere administratieve handelingen. Daarnaast ook om in contact met elkaar te staan i.v.m. planningen en andere werkgerelateerde onderwerpen.

4. Toestemming
Bij aanmelding als vrijwilliger, huurder of gebruiker, het inschrijven voor een van onze activiteiten, of een andere aanmelding bij onze organisatie vragen wij om akkoord te gaan met het privacybeleid.

Door akkoord te gaan met dit privacybeleid geeft de betrokkene toestemming voor het feit dat de secretaris en bestuur van "De Oude Heerlijkheid" persoonsgegevens verwerken voor de in dit document genoemde doeleinden. Wij vragen van alle betrokkenen wiens gegevens wij bewaren expliciet om toestemming. Iedereen die geen toestemming geeft zullen wij verwijderen uit onze bestanden en kan dan geen vrijwilliger, stagiaire, gebruiker of huurder van en bij Gemeenschapshuis "De Oude Heerlijkheid" zijn.

5. Bescherming van de persoonsgegevens
De bewaarde persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor die personen die de gegevens vanuit hun rol of functie daadwerkelijk nodig hebben.
De gegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij hiervoor toestemming gegeven is door de betrokkene.
Bij mailing aan meerdere e-mailadressen wordt de 'BCC' gebruikt.

6. Bewaartermijn van persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden bewaard zolang deze gegevens nodig zijn:
- zolang de betrokkene vrijwilligerswerk bij of voor Gemeenschapshuis "De Oude Heerlijkheid" doet, langdurig of incidenteel;

• zolang de betrokkene een ruimte huurt in Gemeenschapshuis "De Oude Heerlijkheid";
• zolang de betrokkene samenwerkt met mensen van Gemeenschapshuis "De Oude Heerlijkheid";
• zolang de betrokkene in contact staat met mensen van Gemeenschapshuis "De Oude Heerlijkheid".

Zodra er een wijziging van persoonsgegevens binnenkomt, worden de oude gegevens verwijderd. Voor de administratie hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen. Soms worden documenten langer bewaard dan deze termijn vanwege historisch belang.

7. Verwerking van persoonsgegevens
Gemeenschapshuis "De Oude Heerlijkheid" verwerkt persoonsgegevens in de volgende systemen:

• Microsoft Word (administratie)
• Microsoft Outlook (mailing)
• Microsoft Excel (administratie)
• Boekhouding (financiële administratie)
• Website

8. Beeldmateriaal
Het komt voor dat er tijdens bijeenkomsten en activiteiten foto's en video's gemaakt worden waar personen op staan. Deze worden, met toestemming van betrokkenen,
gebruikt in de communicatie bijvoorbeeld op de website, sociale media en (dorps)bladen.
Betrokkenen hebben geen recht op een vergoeding voor het gebruik van foto's en video's.

9. Rechten van de betrokkene
De betrokkene heeft recht om:

• eigen gegevens in te zien
• eigen gegevens te laten wijzigen
• vergeten te worden (gegevens te laten verwijderen)
• geïnformeerd te worden over de verwerking van persoonsgegevens
• eigen gegevens over te dragen aan derden
• toestemming voor verwerking van eigen gegevens in te trekken

De betrokkene kan bij de secretaris en bestuur van Gemeenschapshuis "De Oude Heerlijkheid" terecht voor vragen of klachten over het verwerken van persoonsgegevens.
Wanneer de klachten van de betrokkene niet naar tevredenheid opgepakt of opgelost zijn, kan de betrokkene een klacht indienen bij het bestuur van Gemeenschapshuis "De Oude Heerlijkheid".
Mochten de klachten van de betrokkene alsnog niet naar tevredenheid opgepakt of opgelost zijn, kan de betrokkene een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Datalekken
Gemeenschapshuis "De Oude Heerlijkheid" doet er uiteraard alles aan om de in dit document genoemde persoonsgegevens niet in handen van derden, die geen toegang tot die gegevens mogen hebben, te laten vallen. Gebeurt dit wel, dan is er sprake van een datalek. Het is wettelijk verplicht om dergelijke lekken te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De verantwoordelijkheid ligt bij het bestuur van Gemeenschapshuis "De Oude Heerlijkheid".

11. Wijzigingen privacyverklaring
Het bestuur van Gemeenschapshuis "De Oude Heerlijkheid" behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De meest actuele versie van deze privacyverklaring is altijd te verkrijgen bij de secretaris en bestuur van Gemeenschapshuis "De Oude Heerlijkheid".

12. Ondertekening
Met het ondertekenen van het toestemmingsformulier verklaart u als betrokkene, deze privacyverklaring gelezen te hebben en de secretaris en bestuur van Gemeenschapshuis "De Oude Heerlijkheid" toestemming te geven voor het verwerken van uw persoonsgegevens.

In de onderstaande matrix is te zien welke gegevens wij mogelijk van onze diverse relaties kunnen bewaren.